Cara Mengirim Lamaran Lewat Email yang Perlu Anda Ketahui

Cara Mengirim Lamaran Lewat Email – Saat ini, mengirim lamaran kerja melalui email menjadi salah satu cara yang efisien. Sebenarnya, keberadaan email sebagai salah satu media komunikasi sudah ada sejak lama. Email menjadi media komunikasi yang dapat digunakan untuk berbagai kepentingan, khususnya perusahaan yang menekankan kepada penggunaan email dalam setiap urusannya.

Meskipun dapat dikatakan mengirim lamaran kerja melalui email mudah dilakukan, tetapi berkas persyaratan yang Anda lampirkan harus benar dan tidak boleh sembarangan. Biasanya, setelah Anda mengirim lamaran kerja, pihak HRD atau rekrutmen akan mengamati tata aturan penulisan Anda.

Untuk Anda yang belum mengetahui cara mengirim lamaran lewat email, sebelum mengirimkan lamaran disarankan untuk terlebih dahulu mencari informasi ataupun contoh benarnya.

Cara Mengirim Lamaran Lewat Email

Berikut ini beberapa cara mengirim lamaran lewat email yang dapat Anda jadikan sebagai referensi antara lain:

• Menggunakan bahasa resmi

Penggunaan bahasa resmi atau formal adalah hal utama yang harus diperhatikan saat melamar kerja. Anda harus menghindari penggunaan bahasa yang tidak resmi atau kurang sopan seperti contohnya bahasa yang Anda gunakan dalam kehidupan sehari-hari.

Selain bahasa, Anda juga harus memperhatikan penulisan dalam setiap kata yang ditulis. Penggunaan huruf kapital dan tanda baca harus benar-benar diperhatikan. Teliti dulu semua kata yang telah Anda tulis, penulisan yang salah ataupun typo akan memberikan kesan tidak teliti untuk kepribadian Anda.

• Pastikan alamat email sesuai dengan nama Anda

Alamat email (pengirim) yang akan Anda pakai untuk mengirim lamaran sebaiknya menggunakan email dengan penamaan yang mudah dibaca, hindari penamaan yang cenderung berlebihan dan terkesan tidak formal. Penamaan email Anda juga dapat menjadi pertimbangan tersendiri bagi pihak HRD.

• Tulis subjek email secara jelas

Subjek email adalah bagian dari email yang berada di atas sendiri atau biasa dianggap sebagai kepala email. Pada subjek email ini, biasanya perusahaan sudah memberi arahan atau ketentuan terkait penulisan subjek yang harus diisi.Subjek email dapat mempermudah HRD untuk mengidentifikasi pelamar.

Baca juga : Cara Membuat Struktur Organisasi di Word

Untuk Anda yang merupakan seorang pemula, biasanya banyak yang kurang teliti dalam menuliskan subjek sehingga pada bagian subjek ini dibiarkan kosong. Apabila tidak terdapat ketentuan penulisan subjek, biasakan untuk menulis subjek secara singkat dan tanpa banyak penjelasan. Seperti contohnya, nama Anda serta posisi pekerjaan yang dilamar.

• Hindari mengirim berkas persyaratan lamaran kerja dengan format RAR/ZIP

File dengan bentuk rar atau zip adalah bentuk file kompresi yang memungkinkan sejumlah file dikumpulkan menjadi satu dengan ukuran yang lebih kecil. Memang dari ukuran file akan mengecil, tetapi dengan kedua format tersebut akan membebani dan mempersulit HRD untuk mengubah file berkas lamaran. HRD tersebut harus melakukan extract file terlebih dahulu sehingga akan menyita waktu. Bisa jadi kemungkinan terburuknya, berkas persyaratan Anda tidak akan ditangani oleh HRD. Jadi, sebelum mengirim berkas, pastikan mengecek format file-file Anda.

Biasanya format file lamaran kerja menggunakan bentuk pdf, jpg atau doc. File dengan bentuk pdf akan memberikan kemudahan untuk dibuka dan diakses pada semua perangkat.

• Gunakan salam, pembuka, isi dan penutup

Bagian-bagian ini dapat Anda isi pada body email. Seperti halnya surat resmi, penulisan lamaran kerja melalui email juga harus dimulai dari salam, pembuka, isi dan penutup. Di dalamnya, Anda dapat memperkenalkan diri, maksud serta penjelasan mengenai lampiran yang sudah Anda siapkan.

Untuk mempermudah penulisan, ada beberapa poin penting yang harus Anda isi dalam body email seperti alasan mengapa Anda mengirimkan email, sebutkan bagian pekerjaan yang hendak Anda tuju, kualifikasi yang Anda miliki untuk pekerjaan yang Anda lamar, apa yang dapat Anda tawarkan untuk perusahaan tersebut serta cantumkan kontak diri atau alamat Anda yang dapat dihubungi supaya perusahaan dapat dengan mudah melakukan follow up perihal lamaran kerja Anda.

Usahakan untuk menulis poin-poin penting di atas secara jelas, singkat dan tidak rumit. Dengan begitu, pihak perusahaan akan dengan mudah tertarik dan memperhatikan lamaran kerja Anda.

• Kejelasan berkas lamaran kerja

Sebelum Anda melampirkan berkas file lamaran kerja melalui email, pastikan untuk menyiapkan dokumen-dokumen yang bersangkutan secara teliti supaya tidak ada kekeliruan dan file tertinggal yang dapat berakibat fatal. Dengan memberikan berkas/file yang jelas, juga dapat mempermudah HRD agar tidak kebingungan dalam melihat berkas lamaran Anda.

Berkas lamaran kerja biasanya terdiri dari surat lamaran kerja, daftar riwayat hidup (CV), scan ijazah dan transkrip nilai, KTP, pas foto portofolio dan sertifikat-sertifikat pendukung.

Baca juga : Cara Membuat Daftar Pustaka di Word

Untuk penamaan berkas file pastikan Anda menulisnya secara formal dan profesional. Penamaan file yang tidak formal ataupun kurang profesional dapat berakibat file berkas serta CV Anda tidak diperhatikan oleh HRD.

• Pertimbangkan Waktu pengiriman berkas lamaran kerja

Apabila berkas file lamaran serta penulisan email sudah Anda cek dan siap untuk dikirimkan, hal yang perlu Anda perhatikan berikutnya adalah waktu pengiriman file lamaran. Anda harus memperhatikan jam kerja perusahaan dan jangan sewaktu-waktu dengan mudah mengirimkan lamaran apabila masih di luar jam kerja. Usahakan untuk mengirim berkas lamaran pada jam operasional atau jam kerja yang biasanya memiliki waktu antara 08.00 hingga 17.00. Untuk waktu optimal yang dapat Anda pilih kisaran jam 10.00-11.00 atau 14.00-15.00.

Langkah-langkah Mengirimkan Berkas Lamaran Kerja

Untuk Anda yang masih bingung, berikut ini langkah-langkah jelas dan sederhana yang dapat Anda lakukan untuk mengirimkan berkas lamaran kerja yaitu:

• Kumpulkan seluruh berkas/file persyaratan
• Ubahlah berkas/file tersebut menjadi bentuk PDF
• Perhatikan waktu pengiriman berkas lamaran kerja
• Gunakan penamaan email yang formal/profesional
• Tuliskan email melalui menu Compose/Tulis
• Tuliskan alamat email yang dituju
• Tuliskan subjek email
• Tuliskan body email yang meliputi salam, pembuka, isi dan penutup
• Lampirkan berkas/file persyaratan
• Periksa kembali secara keseluruhan mulai dari alamat, subjek, body email serta file yang akan dikirim
• Lamaran siap untuk dikirim

Untuk lebih jelasnya, Anda dapat memperhatikan contoh di bawah ini:

Subjek: Nama-Posisi pekerjaan yang diinginkan

Email yang dituju: Email perusahaan

Body Email:

Salam,

Perkenalkan, saya (Nama Anda). Saya sangat tertarik dengan lowongan pekerjaan (Posisi yang dilamar) yang ditayangkan pada tanggal XXX di media XXX.

Adapun deskripsi pekerjaan yang tertera sangat sesuai dengan pengalaman dan pendidikan saya. Saya melampirkan resume untuk menjadi bahan pertimbangan.

Berikut saya lampirkan surat lamaran, CV, KTP, pas foto, Ijazah dan transkrip nilai, serta sertifikat pendukung. Apabila ada hal lain yang ingin Anda ketahui lebih lanjut, mohon dapat menghubungi saya.

Atas perhatian Anda, saya ucapkan terima kasih.

Salam hangat,

(Nama Anda)

Setelah Anda selesai mengirim lamaran kerja melalui email, Anda dapat berdoa supaya lamaran kerja Anda diterima oleh perusahaan yang atau instansi yang Anda tuju. Seringlah membuka kotak masuk email supaya Anda tahu email balasan yang dikirim oleh perusahaan.

Demikian informasi mengenai cara mengirim lamaran lewat email. Untuk menghindari penyesalan, pastikan sebelum mengirim lamaran selalu teliti penulisan serta file yang akan dikirim. Semoga informasi di atas dapat memberikan manfaat dan pengetahuan bagi Anda.